Onnea uudelle yrittäjälle!
Yrityksen perustamiseen liittyy paljon päätöksiä. IT-asiat eivät välttämättä ole listan ensimmäisenä, mutta muutamalla hyvällä valinnalla heti yritystoiminnan alussa voi välttää turhaa työtä ja rakentaa toimivan pohjan tulevaisuudelle.
Verkkotunnus, sähköposti, tietokone, tiedostojen tallennus, tietoturva ja varmuuskopiointi ovat asioita, jotka tulevat vastaan lähes heti. Kun ne suunnitellaan järkevästi alusta lähtien, IT tukee yrityksen toimintaa eikä muodostu arjen hidasteeksi.
Valitse yritykselle hyvä verkkotunnus
Verkkotunnus eli domain on tärkeä osa yrityksen näkyvyyttä verkossa. Yrityksen verkkosivut ja sähköpostiosoitteet voidaan rakentaa oman verkkotunnuksen ympärille.
Verkkotunnusta valitessa kannattaa suosia selkeää ja helposti muistettavaa nimeä. Mieti myös käytännön tilanteita: onko osoite helppo kirjoittaa oikein ja pystytkö kertomaan sen asiakkaalle esimerkiksi puhelimessa ilman jatkuvaa tavaamista?
Suomalaisen .fi-verkkotunnuksen saatavuuden voi tarkistaa Traficomin verkkotunnushaulla, ja verkkotunnus rekisteröidään verkkotunnusvälittäjän kautta.
Mikä DNS on ja miksi sitä tarvitaan?
DNS eli Domain Name System on internetin nimipalvelujärjestelmä. Sen tehtävänä on yhdistää verkkotunnukset niitä vastaaviin IP-osoitteisiin. Nimipalvelut määrittelevät käytännössä esimerkiksi sen, mistä yrityksen verkkosivut ja sähköpostipalvelut löytyvät.
DNS-asetuksilla on merkitystä myös sähköpostiliikenteen toiminnassa ja luotettavuudessa. Yrityksen verkkotunnusta ei siis kannata ajatella vain verkkosivun osoitteena, vaan osana yrityksen IT-kokonaisuutta.
Valitse työvälineet yrityskäyttöä ajatellen
Tietokone on monelle yrittäjälle yksi tärkeimmistä työvälineistä. Laitetta valittaessa pelkkä hankintahinta ei siksi ole paras vertailukohta. Yrityskäyttöön suunnitelluissa laitteissa kannattaa kiinnittää huomiota esimerkiksi rakenteeseen, teknisiin ominaisuuksiin, elinkaareen ja päivitysten saatavuuteen.
Hyvä työväline kestää käyttöä ja vastaa työn todellisiin tarpeisiin. Tavoitteena ei ole hankkia mahdollisimman tehokasta tai kallista tietokonetta, vaan työhön sopiva laite.
Huolehdi tietoturvasta heti alusta lähtien
Tietoturvaa on huomattavasti helpompi rakentaa yrityksen mukana kuin korjata myöhemmin jälkikäteen.
Hyvä lähtökohta ovat yrityksen käyttämät päätelaitteet eli esimerkiksi tietokoneet, puhelimet ja tabletit. Käyttöjärjestelmät ja ohjelmistot kannattaa pitää ajan tasalla ja tietoturvapäivityksistä huolehtia säännöllisesti. Tietoturvaratkaisuilla voidaan lisäksi havaita päätelaitteella tapahtuvaa epäilyttävää toimintaa ja reagoida siihen.
Tietoturvassa tärkeää on ennen kaikkea jatkuvuus. Kyse ei ole yhdestä ohjelmistosta tai kertaluonteisesta toimenpiteestä, vaan siitä, että yrityksen IT-ympäristöstä huolehditaan myös liiketoiminnan kasvaessa.
Minne yrityksen tiedot tallennetaan?
Tarjoukset, sopimukset, asiakasdokumentit ja muut liiketoiminnan tiedostot alkavat kertyä nopeasti. Siksi heti yritystoiminnan alussa kannattaa päättää, missä tietoja säilytetään ja miten tiedostonhallinta järjestetään.
Pelkästään tietokoneen omalle levylle tallennetut tiedostot muodostavat riskin, jos laite esimerkiksi rikkoutuu. Pilvipalveluiden avulla yrityksen dokumentit voidaan pitää poissa yksittäisen laitteen varassa.
Samalla kannattaa luoda looginen tapa kansioiden ja tiedostojen nimeämiseen. Pienessäkin yrityksessä järjestelmällisyys helpottaa arkea myöhemmin, kun dokumenttien määrä kasvaa.
Pilvipalvelu ja varmuuskopiointi ovat eri asioita
Tämä on tärkeä erottaa toisistaan: tietojen tallentaminen pilvipalveluun ja varmuuskopiointi eivät tarkoita samaa asiaa.
Yrityksen kannattaa siksi miettiä erikseen, mitkä tiedot pitää varmuuskopioida ja miten niiden palauttamisesta huolehditaan ongelmatilanteessa.
Hyvä kysymys on yksinkertainen: mitä tapahtuisi yrityksen toiminnalle, jos tärkeä tiedosto, sähköposti tai muu tieto katoaisi huomenna? Jos seuraukset olisivat merkittäviä, myös tiedon varmistamiseen kannattaa suhtautua sen mukaisesti.
Muista verkkoyhteyden turvallisuus myös kotitoimistolla
Moni yrittäjä työskentelee ainakin osan ajasta kotona. Tällöin myös kotitoimiston verkkoyhteydestä tulee osa yrityksen IT-ympäristöä.
Yrityksen käyttöön tarkoitettu verkkoliikenne voidaan esimerkiksi erottaa kodin muusta verkosta vierasverkon avulla tai yrityskäyttöön voidaan käyttää kokonaan erillistä yhteyttä.
Etä- ja kotityössä kannattaa siis ajatella muutakin kuin sitä, toimiiko internetyhteys. Myös verkon turvallisuudella on merkitystä.
Hyvä IT-pohja kasvaa yrityksen mukana
Yrityksen IT:n ei tarvitse olla monimutkaista.
Alussa olennaisinta on tehdä muutama perusasia hyvin:
- valitse yritykselle sopiva verkkotunnus
- hanki työhön sopivat laitteet
- huolehdi laitteiden ja palveluiden tietoturvasta
- suunnittele tiedostojen tallennus
- huolehdi tärkeiden tietojen varmuuskopioinnista
- kiinnitä huomiota käyttämiesi verkkoyhteyksien turvallisuuteen.
Kun nämä perusasiat ovat kunnossa, yrityksen IT-ympäristöä on huomattavasti helpompi kehittää toiminnan kasvaessa.
IT-apua ei tarvitse osata pyytää teknisin termein
Yrittäjän ei tarvitse itse olla IT-asiantuntija. Riittää, että osaat kertoa, miten työskentelet, mitä järjestelmiä tarvitset ja millaisia asioita yrityksessäsi haluat tehdä.
Hyvin suunnitellun IT:n tehtävä on helpottaa yrittäjän arkea, suojata yrityksen tietoja ja kasvaa liiketoiminnan mukana.
Voimmeko olla avuksi? Autamme ja annamme mielelläni hyväksi todettuja vinkkejä, joten otahan meihin yhteyttä!